Trong giao tiếp văn phòng, bên cạnh việc rèn luyện khả năng giao tiếp với đồng nghiệp, bạn còn cần trò chuyện với đối tác làm ăn của công ty. Do đó học cách tham gia vào một cuộc thoại qua điện thoại là một yêu cầu bắt buộc để học tieng anh giao tiep van phong.
Dưới đây là các mẫu câu cần thiết trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại với khách hàng/đối tác…
Giới thiệu/Làm quen
Nếu bạn là người gọi, bạn là người bắt đầu cuộc thoại trước. Hãy tự giới thiệu bản thân và yêu cầu được nói chuyện với người bạn chủ định gọi:
‘Hello’ / ‘Good Morning’ / ‘Good Afternoon’ / ‘This is ___ speaking’ / ‘Could I speak to ___ please?’ / ‘I would like to speak to ___’ / ‘I’m trying to contact ___’
Đưa thêm nhiều thông tin hơn
Chỉ cần thiết khi bạn giao tiếp trong công việc. Bạn nên nêu cụ thể là bạn gọi tới từ cơ quan nào hoặc bạn cảm thấy như vậy sẽ tốt với người nghe hơn:
‘I am calling from ___ / I’m calling on behalf of ___’
Nếu bạn là người nhận cuộc gọi:
‘Hello, this is ___ speaking’ / ‘___ speaking, how may I help you?’
Hỏi thông tin/Đưa ra yêu cầu
Hãy đưa ra yêu cầu một cách lịch sự và khéo léo. Hoặc nếu bạn gọi cho một người cụ thể khác, hãy giải thích tóm tắt lý do bạn gọi điện:
‘May I ask who’s calling, please?’ / ‘Can I ask who I’m speaking to, please?’ / ‘Where are you calling from?’ / ‘Is that definitely the right name/number?’ / ‘Could I speak to someone who ___?’ / ‘I would like to make a reservation please’ / ‘Could you put me through to extension number ___ please?’
Yêu cầu người gọi chờ để nối máy
Nếu bạn nhận được điện thoại và phải chuyển máy tới một người khác, bạn hãy để họ biết điều đó, tránh giữ yên lặng vì họ sẽ nghĩ rằng đường dây mất kết nối. Nếu bạn là người gọi, bạn sẽ nghe thấy người ở đầu dây bên kia nói những câu sau:
‘Could you hold on a moment, please’ / ‘Just a moment, please’ / ‘Hold the line, please’ / ‘I’ll just put you through’ / ‘I’ll just transfer you now’
Thông báo/Từ chối
Khi trả lời điện thoại mà bạn không thể giúp đỡ người gọi đến, có thể sử dụng một trong các câu sau:
I’m afraid the line is busy at the moment’ / ‘That line is engaged at the moment, could you call back later please?’ / ‘I’m afraid ___’s busy at the moment, can I take a message?’ / ‘I’m sorry, he’s out of the office today’ / ‘You may have dialled the wrong number’ / ‘I’m afraid there’s no one here by that name’
Để lại lời nhắn
Nếu người bạn đang gọi điện tới không tiện nghe máy, bạn hãy để lại lời nhắn thông qua voicemail hoặc một loại máy ghi âm tự động. Trước đó, người trả lời điện thoại sẽ đề nghị bạn để lại lời nhắn hay không. Đừng quên để lại số điện thoại của mình để họ gọi lại cho bạn nhé:
‘Can I take your name and number, please?’ / ‘Can I leave a message please?’ / ‘Could you please ask ___ to call me back?’ / ‘Could you spell that for me please?’ / ‘Can I just check the spelling of that please?’
Chào
Đây là phần dễ dàng nhất của cuộc gọi. Bạn chỉ cần lịch sự và thái độ thân thiện:
‘Thank you for calling’ / ‘Have a good day’ / ‘Goodbye’
Hãy luyện tập thật nhiều để tránh sai sót khi tiếp nhận bất kỳ cuộc điện thoại nào ở cơ quan. Bạn có thể tập trước với đồng nghiệp, điều này giúp bạn làm quen và thân thiết với nhân viên công ty hơn. Để được đào tạo tốt hơn về tiếng Anh giao tiếp văn phòng qua điện thoại, hãy gọi điện tới đường dây nóng của Aroma để được tư vấn.
eslfast.com