Viết thư là một hoạt động quen thuộc để mọi người trao đổi với nhau, đặc biệt là trong công việc. Tuy nhiên, Aroma chắc rằng sẽ có không ít bạn bị những lá thư “làm khó” khi học tiếng anh thương mại ở đâu có liên quan đến mảng này.
Nếu vậy, hãy để bài viết này hệ thống lại cho bạn những điều cần biết khi bắt tay viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh. Cùng lấy giấy ghi chú lại nhé!
Kết cấu 1 bức thư thương mại
Khi hoc tieng anh thuong mai, bạn thường được giới thiệu 1 bức thư thường bao gồm 4 phần chính (đầu đề, địa chỉ, phần thân và phần kết) nhưng ít khi được nói rõ về cụ thể mỗi phần. Dưới đây chính là phần bạn cần.
- Tiêu đề (heading): gồm có tên người gửi, các thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, fax…) và thời gian viết thư.
- Địa chỉ (inside address) (ở đây là “địa chỉ” người nhận) bao gồm tên người nhận, chức vụ và công ty (nếu có) và thông tin liên hệ như ở mục người gửi.
Ngoài ra trước khi bước vào nội dung chính bức thư, chúng ta còn cần có một lời chào (thông thường trong những lá thư thương mại thì ở đây nên dùng ngôn ngữ trang trọng) và một tiêu đề cụ thể cho bức thư của mình.
- Phần thân (body):
- Đoạn giới thiệu và mở đề (tình huống, nguyên nhân phải viết bức thư này)
- Nội dung chính (thông tin chính, sự thật của vấn đề và những số liệu có liên quan để chứng minh)
- Phản hồi và những hành động nên làm của người viết
- Kết thúc vấn đề (thể hiện mong muốn của bạn sau khi trình bày vấn đề trong thư, thường chỉ trong 1 dòng đơn giản)
- Phần kết (complementary close) bao gồm những phần sau
- Lời kết (mang ý ca tụng) ví dụ như Your sincerely, Your faithfully…
- Tên, chức danh và chữ kí của người viết
Những điều cần lưu ý
- Có 1 nguyên tắc mà bạn cần biết khi viết loại thư này, đó là KISS (keep it short and simple). Đừng dùng những câu văn quá phức tạp, dài dòng, nhiều ý hoặc mệnh đề ghép lại. Điều này sẽ làm người đọc bị rối khi bài tìm kiếm thông tin cốt lõi trong mỗi câu.
- Bạn cũng nên tránh cách hành văn sáo rỗng, hoa mỹ. Bởi thư thương mại là loại thư yêu cầu sự ngắn gọn, súc tích để người đọc dễ nắm bắt vấn đề.
- Đừng sử dụng quá nhiều câu bị động. Tuy biết rằng các câu bị động thường được dùng với mục đích nhấn mạnh kết quả hành động hoặc khi người viết muốn tế nhị giấu đi người thực hiện hành động, nhưng việc lạm dụng câu bị động sẽ khiến chủ thể bị lu mờ quá nhiều, không thể hiện rõ được tính cá nhân trong thư.
Viết 1 bức thư thương mại không hề là quá khó, bạn chỉ cần có nền tảng phương pháp hoc tieng anh thuong mai để sử dụng từ và ngôn ngữ cho phù hợp, cùng với một chút cẩn thận, trang trọng là bạn có thể có được một bức thư hoàn hảo. Aroma chúc bạn thành công với công việc của mình nhé!
Tham khảo thêm:
eslfast.com